Abonnementsvilkår

1. Introduktion og anvendelsesområde

Disse Abonnementsvilkår ("Vilkårene") regulerer de kommercielle aspekter af din virksomheds abonnement på PixelAdmin-platformen, leveret af PixelAdmin ApS, CVR-nr. 45447588, Falkoner Allé 90, 2000 Frederiksberg, Danmark ("PixelAdmin", "vi", "os"). Vilkårene udgør en integreret del af aftalegrundlaget mellem PixelAdmin og den juridiske enhed, der har indgået abonnement ("Abonnenten", "du").

Vilkårene beskriver konkret pris, faktureringscyklus, automatisk fornyelse, opgradering, opsigelse, AI-kreditter, lagerkvoter og øvrige kommercielle vilkår for hvert abonnementsniveau. De juridiske rammer – herunder rettigheder, ansvar, databehandling og fortrolighed – fremgår af vores SaaS-abonnementsaftale, som disse Vilkår supplerer.

Vilkårene gælder for alle abonnementer, der tegnes via Kundeportalen, vores hjemmeside, individuel ordrebekræftelse eller via et studie, der inviterer et brand på Free-tier. Ved at oprette eller fortsætte et abonnement bekræfter du, at du har autoritet til at binde din virksomhed, og at du accepterer disse Vilkår.

2. Definitioner

Følgende begreber har, når de skrives med stort begyndelsesbogstav, den anførte betydning i disse Vilkår:

• Abonnent: Den juridiske enhed (virksomhed, organisation eller offentlig myndighed), der har indgået abonnement på PixelAdmin.
• Abonnement: Den tier og konfiguration (Free, Pro, Business, Enterprise eller studieplan), Abonnenten har valgt, inklusiv tilknyttede brugerlicenser, AI-kreditter og lagerkvote.
• Faktureringsperiode: Den valgte gentagende periode (månedlig eller årlig), hvor abonnementsgebyret opkræves forud.
• AI-kreditter: Måleenheder for forbrug af AI-funktioner (f.eks. baggrundsfjernelse, auto-tagging, retouchering). Kreditter tildeles pr. Faktureringsperiode efter Abonnementets niveau.
• Lagerkvote: Den maksimale samlede mængde digitalt indhold (assets, samples, eksporter), Abonnenten må opbevare på platformen i sin abonnementstier.
• Kundeportalen: Den selvbetjeningsgrænseflade, hvor brands kan oprette, opgradere, nedgradere og opsige abonnementer samt eksportere data.
• Fornyelsesdato: Den dato, hvor en Faktureringsperiode udløber, og det automatiske fornyede abonnement træder i kraft, medmindre opsigelse er sket forinden.
• Studieplan: Et abonnement (Starter, Professional, Enterprise) målrettet kreative produktionsstudier, hvor brands kan inviteres som Free-tier-deltagere.
• Brand-tier: Et abonnement (Free, Pro, Business, Enterprise) målrettet brands, der enten er inviteret af et studie eller selv ønsker at bruge platformen til egen content production.

3. Forhold til andre aftaler

Disse Vilkår udgør ét element i et samlet aftalegrundlag. Følgende dokumenter gælder samtidigt og udgør en integreret del af aftalen mellem dig og PixelAdmin:

• SaaS-abonnementsaftalen (Master Subscription Agreement) – overordnede juridiske vilkår, ansvar, ophavsret og opsigelse.
• Databehandleraftalen (DPA) – behandling af personoplysninger i henhold til GDPR.
• AI-tillæg til DPA – særlige vilkår for behandling af data via AI-funktioner.
• Slutbrugerlicensaftalen (EULA) – licensvilkår for de enkelte brugere af platformen.
• Service Level Agreement (SLA) – oppetidsmål og servicekreditter (Enterprise).
• Acceptable Use Policy (AUP) – regler for tilladt brug og forbudt indhold.

I tilfælde af konflikt mellem disse Vilkår og SaaS-abonnementsaftalen om kommercielle forhold (priser, faktureringscyklus, opgradering, AI-kreditter, lagerkvote) har disse Vilkår forrang. For alle øvrige forhold har SaaS-abonnementsaftalen forrang. Individuelt forhandlede ordrebekræftelser eller Master Service Agreements har forrang frem for begge.

4. Abonnementstyper og funktioner

PixelAdmin tilbydes i to spor: studieplaner målrettet kreative produktionsstudier og brand-tiers målrettet brands. Studierne anvender platformen som primær produktionsmotor og kan invitere brands ind i deres workspace via Free-tier. Brands kan derudover selv tegne et opgraderet brand-abonnement (Pro, Business eller Enterprise), der giver eget workspace, AI-kapacitet og distribution.

4.1 Studieplaner (oversigt)

Studieplaner faktureres direkte til studiet og tilbydes på følgende niveauer:

• Starter: Indgangsplan målrettet mindre studier, der ønsker at konsolidere produktionsworkflowet på én platform.
• Professional: Standardplan til etablerede produktionsstudier med flere parallelle projekter, integrationer og delte ressourcer.
• Enterprise: Skræddersyet plan til store studier og koncerner, herunder dedikeret onboarding, custom-integrationer, udvidet sikkerhed og en navngiven Customer Success Manager.

Den til enhver tid gældende prisliste samt de specifikke kvoter for brugersæder, lager, AI-kapacitet og tilkøbsmoduler fremgår af PixelAdmins prisside og af Kundeportalen. De konkrete vilkår, kvoter og priser for et givet abonnement er angivet i Abonnentens ordrebekræftelse eller Order Form, der har forrang i tilfælde af uoverensstemmelse med den generelle prisside.

4.2 Brand-tiers (oversigt)

Kundeportalen udbydes til Brand-kunder i fire niveauer:

• Free: Aktiveres af et Studie som en del af Studiets eget abonnement. Beregnet til, at Brandet kan modtage, godkende, kommentere og downloade aktiver leveret af Studiet.
• Pro: Selvstændigt brand-abonnement til den enkelte brand-bruger med grundlæggende AI-billedbehandling, deling med gæster, billedannotationer og permanente assetlinks.
• Business: Brand-team-abonnement med udvidet AI-funktionalitet (auto-tagging, visuel søgning), omnichannel-distribution, fuld API- og webhook-adgang, rollebaserede rettigheder og audit-trail.
• Enterprise: Tilpasset til større brand-organisationer med SSO/SAML-føderation, SCIM-provisionering, kontraktlig garanti for EU-dataresidens, særskilt SLA og dedikeret Customer Success Manager.

Den til enhver tid gældende, fulde funktionsmatrix – herunder pris, lagerkvote, AI-kreditkvote, brugersædeloft, integrationsomfang, supportniveau, data-retention og eventuelle servicekreditter – fremgår af PixelAdmins prisside og af Kundeportalen, der begge har forrang i tilfælde af uoverensstemmelse med disse Vilkår. De konkrete vilkår, kvoter og priser for et givet brand-abonnement er angivet i Brandets ordrebekræftelse eller Order Form. PixelAdmin forbeholder sig retten til at tilføje, ændre eller fjerne enkeltfunktioner i et tier, så længe den kerne, der er beskrevet i ordren, opretholdes; væsentlige reduktioner annonceres med mindst 30 dages varsel i Kundeportalen.

5. Priser og valuta

Alle priser er angivet i danske kroner (DKK) og er ekskl. moms. PixelAdmin opererer ved lancering udelukkende i DKK. Vi forbeholder os retten til på et senere tidspunkt at tilbyde fakturering i euro (EUR) eller andre valutaer for grænseoverskridende kunder; en sådan tilføjelse vil være frivillig og kommunikeres i Kundeportalen.

For abonnenter med fast forretningssted i Danmark tillægges 25 % dansk moms. For erhvervsabonnenter etableret i et andet EU-land med et gyldigt VAT-nummer registreret i VIES anvendes reverse charge-ordningen, og momsen pålægges af Abonnenten i det pågældende medlemsland. Det er Abonnentens ansvar at oplyse korrekt VAT-nummer og opdatere det ved ændringer.

For abonnenter uden for EU faktureres typisk uden moms, men eventuelle lokale skatter (f.eks. amerikansk sales tax eller britisk VAT) kan tillægges, hvor PixelAdmin har pligt til at opkræve dem. Eventuelle bank- eller vekselomkostninger ved international betaling afholdes af Abonnenten.

Den til enhver tid gældende prisliste fremgår af vores prisside og af Kundeportalen og har forrang i tilfælde af uoverensstemmelse med oversigten i punkt 4.

6. Faktureringsperiode og betalingsbetingelser

Abonnenten kan vælge mellem månedlig og årlig faktureringsperiode. Ved valg af årlig betaling ydes en rabat på 10 % af det samlede årsbeløb. Rabatten gælder, så længe abonnementet løber årligt; ved skifte til månedlig fakturering bortfalder rabatten ved næste fornyelse.

Abonnementsgebyret opkræves forud ved aftaleindgåelse og igen ved hver Fornyelsesdato. Betaling sker via det betalingsmiddel, Abonnenten har registreret i Kundeportalen (typisk kort eller SEPA Direct Debit), eller via faktura med 14 dages netto-betalingsfrist for Enterprise-abonnenter eller offentlige institutioner med EAN-fakturering.

Ved manglende betaling opkræves morarenter i henhold til renteloven samt rykkergebyrer, jf. lov om gebyrer og morarenter. Inddrivelse kan ske via dansk inkasso eller dom­stol.

7. Automatisk fornyelse

Alle betalte abonnementer er som standard sat til automatisk fornyelse. Abonnementet fornyes automatisk for en ny Faktureringsperiode af samme længde som den foregående til den til enhver tid gældende listepris, medmindre Abonnenten har opsagt fornyelsen forinden.

I overensstemmelse med EU's Omnibus-direktiv og forbrugerbeskyttelsesregler om abonnementstjenester sender vi følgende skriftlige varslinger til Abonnentens fakturerings-e-mail:

• For årlige abonnementer: påmindelse om kommende fornyelse mindst 30 dage før Fornyelsesdatoen.
• For månedlige abonnementer: påmindelse mindst 7 dage før Fornyelsesdatoen, hvis prisen ændres, eller hvis abonnementet har været ubrugt i mere end 60 dage.
• Påmindelsen indeholder dato for fornyelse, beløb, valgt betalingsmiddel og et direkte link til at opsige eller nedgradere i Kundeportalen.

Abonnenten kan til enhver tid slå automatisk fornyelse fra i Kundeportalen, hvorefter abonnementet løber ud ved den næste Fornyelsesdato uden yderligere træk.

8. Opgradering og nedgradering af abonnement

Abonnenten kan til enhver tid opgradere eller nedgradere sit abonnement i Kundeportalen.

Opgradering: Træder i kraft øjeblikkeligt. Differencen mellem den nye og gamle plan beregnes prorateret for den resterende del af den nuværende Faktureringsperiode og opkræves med det samme. AI-kreditter og lagerkvote opjusteres tilsvarende straks. Ved opgradering fra månedlig til årlig faktureringsperiode tilskrives det allerede betalte for indeværende måned som kredit på den nye årsfaktura.

Nedgradering: Træder i kraft ved næste Fornyelsesdato. Der ydes ingen tilbagebetaling for den resterende del af den nuværende Faktureringsperiode (B2B-aftale). Eventuelle ubrugte AI-kreditter og lagerkvoter ud over den nye plans grænse bortfalder ved overgangen. Hvis det faktiske dataforbrug på nedgraderingsdagen overstiger den nye plans Lagerkvote, opfordres Abonnenten til at slette eller eksportere data inden overgangen, jf. punkt 10.

Beregningseksempel ved opgradering: Hvis der den 10. dag af en 30-dages periode opgraderes fra et lavere til et højere niveau, opkræves forskellen mellem de to niveauers månedspriser proratisk for de resterende 20 dage (dvs. 20/30 af forskellen) straks, og det højere niveau løber herefter til den oprindelige Fornyelsesdato.

9. AI-kreditter

Hver Faktureringsperiode tildeles Abonnenten AI-kreditter i henhold til abonnementets niveau: 50 kreditter for Pro, 200 for Business og ubegrænset (under fair-use) for Enterprise. Free-tier-brands deler studiets kreditpulje og har ingen egen tildeling.

AI-kreditter forbruges, når Abonnenten udløser AI-funktioner som baggrundsfjernelse, auto-tagging, retouchering og lignende. Det aktuelle forbrug og resterende saldo vises i Kundeportalen i realtid. Den specifikke kreditomkostning pr. operation fremgår af kreditprisoversigten i Kundeportalen, og PixelAdmin kan justere kreditomkostninger med 30 dages varsel for nye operationer.

Ingen rollover: Ubrugte AI-kreditter overføres ikke til efterfølgende Faktureringsperioder for Pro- og Business-tiers. Kreditbalancen nulstilles ved hver fornyelse. For Enterprise-tier kan rollover-vilkår aftales individuelt i ordrebekræftelsen.

Hvis Abonnenten opbruger sine AI-kreditter inden periodens udløb, deaktiveres AI-funktionerne automatisk indtil næste tildeling, eller indtil Abonnenten tilkøber ekstra kreditter. Tilkøb af ekstra AI-kreditter forventes lanceret som tillægskøb og vil blive tilføjet via en opdatering af disse Vilkår, når funktionen er tilgængelig.

Fair use for Enterprise: Ubegrænset er ikke en garanti for uforholdsmæssigt høj automatiseret brug. PixelAdmin kan begrænse eller standse AI-anvendelse, der mistænkes for at være automatiseret skraber-, mining- eller resale-aktivitet, og som markant overstiger normalt produktionsforbrug.

10. Lagerkvote og overforbrug

Hvert abonnement inkluderer en Lagerkvote, jf. punkt 4. Forbrug måles som den samlede sum af originaler, derived assets, eksporter og samples-relaterede filer, der er aktivt opbevaret på platformen. Komprimerede thumbnails og midlertidige cacher tæller ikke med, og tomme mapper, ikke-fakturerede preview-versioner og automatisk slettede skraldespandsobjekter undtages.

Bløde og hårde grænser. Når forbruget når 80 % af kvoten, sender vi en advarsel til Brand-administratoren. Ved 90 % gentages advarslen med konkret oprydningsvejledning. Ved 100–110 % indfører vi en blød begrænsning ("soft block"): nye uploads og AI-genereringer pauses, men eksisterende data, downloads, deling og visning forbliver fuldt tilgængelige. Først ved vedvarende forbrug over 130 % efter to skriftlige advarsler kan PixelAdmin pålægge en hård begrænsning, hvor read-only adgang opretholdes, indtil Abonnenten opgraderer, sletter materiale eller tilkøber ekstra lager.

Overforbrugspris (extra storage add-on). Brand-tiers kan tilkøbe ekstra lagerkapacitet i form af lagerpakker, hvor størrelse, pris og opsigelsesvilkår fremgår af Kundeportalens billing-side og af prissiden, der har forrang i tilfælde af afvigelse. Add-on'et aktiveres først efter Brand-administratorens udtrykkelige godkendelse i Kundeportalen og kan opsiges månedligt med virkning fra næste Faktureringsperiode. Indtil et add-on er aktivt for et givet abonnement, gælder soft-block-mekanikken ovenfor, og PixelAdmin opkræver ikke automatisk overforbrug uden forudgående samtykke.

Brugersæder. Brand-tiers (Free, Pro, Business, Enterprise) tilbyder ubegrænset antal brugersæder for de personer, Abonnenten ønsker at samarbejde med på platformen. PixelAdmin opkræver ikke seat overage på brand-tiers; differentieringen mellem tiers ligger på funktioner, kvoter og support. For studieplaner gælder de specifikke seat-begrænsninger anført i punkt 4.1.

11. Prøveabonnement

Pro-abonnementet kan tilbydes med en gratis prøveperiode på 14 dage for nye abonnenter, der ikke tidligere har haft et betalt brand-tier. Adgangen til prøveperioden tilbydes efter PixelAdmins skøn og kan til enhver tid trækkes tilbage for nye tilmeldinger.

Ved tilmelding til prøveperiode oplyses gyldigt betalingsmiddel. Stripe gennemfører en SCA-godkendelse og en valideringsautorisation på op til 1 DKK/EUR, der frigives umiddelbart efter, og der trækkes ingen abonnementsbeløb i prøveperioden. Mindst 3 dage før prøveperiodens udløb sender vi en påmindelse om automatisk konvertering med oplysning om den dato, beløbet vil blive trukket, og et direkte link til at opsige eller skifte til Free-tier i Kundeportalen. Prøveperioden konverteres automatisk til et fuldt Pro-abonnement på prøveperiodens sidste dag, medmindre Abonnenten forinden har opsagt eller skiftet til Free-tier.

Under prøveperioden gælder samme funktionssæt og kvoter som det betalte Pro-abonnement, herunder 50 AI-kreditter. Eventuelle ubrugte kreditter bortfalder ved konvertering – kreditbalancen nulstilles, og en ny tildeling sker for den første betalte måned.

12. Prisændringer

PixelAdmin kan ændre listepriser for nye abonnementer til enhver tid. For eksisterende abonnenter sker prisændringer først ved næste Fornyelsesdato og varsles skriftligt mindst 60 dage før, prisændringen træder i kraft. Varslet sendes til den fakturerings-e-mail, Brand-administratoren har registreret, og indeholder den nye pris, ikrafttrædelsesdatoen, en henvisning til denne bestemmelse og et direkte link til at opsige eller nedgradere i Kundeportalen.

Abonnenten har ret til at opsige abonnementet med virkning fra ikrafttrædelsesdatoen for prisændringen, hvis Abonnenten ikke ønsker at acceptere den nye pris. Sker opsigelsen ikke inden ikrafttrædelsesdatoen, anses Abonnenten for at have accepteret den nye pris ved næste fornyelse. PixelAdmin kan ikke ensidigt indføre prisstigninger med tilbagevirkende kraft eller forkorte den 60-dages varslingsperiode i en igangværende Faktureringsperiode.

Ovenstående gælder ikke for indeksregulering med op til den årlige stigning i Danmarks Statistiks nettoprisindeks, justeringer som følge af lovkrav (f.eks. ændringer i moms eller punktafgifter) eller for valutaomregninger ved indførelse af supplerende valutaer, hvor der kan ske automatisk justering uden 60 dages varsel. Sådanne justeringer oplyses dog skriftligt på den førstkommende faktura.

13. Opsigelse

Abonnenten kan til enhver tid opsige sit abonnement i Kundeportalen via den synlige "Opsig abonnement"-knap på faktureringsoversigten. Opsigelsen kræver ikke begrundelse, telefonopkald eller skriftlig henvendelse, og der opkræves ingen opsigelsesgebyrer. Opsigelsen træder i kraft ved udløbet af den nuværende Faktureringsperiode, og automatisk fornyelse afbrydes med det samme. Indtil periodens udløb bevarer Abonnenten fuld adgang til platformen. Brand-tiers på Pro- og Business-niveau kan altid opsiges månedligt med virkning fra udgangen af den indeværende faktureringsmåned.

EU Data Act – fri og ubesværet skift. I overensstemmelse med artikel 25 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2854 (Data Act) har Abonnenten ret til at opsige løbende abonnementsperioder med højst to måneders opsigelsesvarsel og ret til at skifte til en anden cloud-databehandler eller bringe data hjem (on-premise) uden urimelige hindringer. PixelAdmin har afskaffet datasudtræksgebyrer for standardiseret eksport pr. 12. september 2025 og forpligter sig til at afskaffe alle resterende switching-relaterede gebyrer senest 12. januar 2027 i overensstemmelse med Data Act'ens udfasningsplan. Tekniske assistance og non-standard migration kan tilbydes som professional services efter særskilt aftale.

Der ydes ikke forholdsmæssig tilbagebetaling for den ubrugte del af en igangværende Faktureringsperiode. Da abonnementet er en B2B-aftale, gælder der som udgangspunkt ingen fortrydelsesret, jf. punkt 14. For årsabonnementer kan der dog efter konkret vurdering ydes pro rata-refusion ved nedgradering eller opsigelse, hvor PixelAdmin har misligholdt aftalen væsentligt; en sådan refusion sker som kreditnota mod det betalingsmiddel, der oprindeligt blev anvendt. Forudbetalte ydelser knyttet til en Order Form med fast bindingsperiode refunderes ikke ved opsigelse for bekvemmelighed, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Order Form'en.

Eksport- og recovery-perioder. Efter ophør har Abonnenten en eksportperiode (jf. matrix i punkt 4), hvor data kan eksporteres via Kundeportalens dataeksportværktøj uden gebyr. Efter eksportperioden anonymiseres eller slettes data inden for en yderligere 90 dages recovery-periode, hvor data kan reaktiveres ved fornyet abonnement. Herefter slettes data permanent, jf. SaaS-abonnementsaftalen og DPA'erne.

Overdragelse af kontoejerskab. Hvis den person, der er registreret som Brand-administrator (kontoejer), forlader Abonnenten eller skifter rolle, er Abonnenten ansvarlig for, at en ny Brand-administrator overdrages adgang og kontrol. Overdragelsen kan gennemføres selvbetjent i Kundeportalen via funktionen "Overdrag administrator-adgang", der kræver bekræftelse fra både den afgående og den tiltrædende administrator. Hvis den oprindelige administrator ikke længere er tilgængelig, kan Abonnenten anmode PixelAdmin om assisteret overdragelse ved at fremsende skriftlig dokumentation fra en tegningsberettiget person (CVR-udskrift eller fuldmagt) til billing@pixeladmin.com; PixelAdmin gennemfører overdragelsen inden for 5 hverdage efter modtagelse af tilstrækkelig dokumentation.

PixelAdmins opsigelse for bekvemmelighed. PixelAdmin kan opsige et brand-abonnement for bekvemmelighed med 60 dages skriftligt varsel og refunderer i givet fald uudnyttede forudbetalte gebyrer pro rata for perioden efter opsigelsesvirkning. PixelAdmin udnytter ikke denne ret rutinemæssigt, men forbeholder sig retten i tilfælde af strategiske produktændringer eller udfasning af tier-niveauer.

14. Fortrydelsesret og B2B-undtagelse

PixelAdmin sælges udelukkende erhvervsmæssigt (B2B) til virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder. Erhvervsabonnenter er ikke forbrugere i forbrugeraftalelovens forstand og har derfor ikke 14 dages fortrydelsesret.

I særlige tilfælde – f.eks. enkeltmandsvirksomheder uden gyldigt CVR-nummer eller momsregistrering, der bruger tjenesten til formål uden for deres erhverv – kan en abonnent under dansk ret kvalificeres som forbruger. For at sikre klarhed iværksætter PixelAdmin følgende foranstaltninger ved tilmelding:

• Felt til CVR-/VAT-nummer er obligatorisk ved tilmelding til betalte abonnementer; tilmeldingen afvises uden gyldigt nummer.
• Eksplicit B2B-bekræftelse: Abonnenten bekræfter aktivt, at abonnementet tegnes som led i erhvervsvirksomhed, herunder enkeltmandsvirksomhed.
• I det omfang abonnenten alligevel måtte være forbruger, giver Abonnenten i medfør af forbrugeraftalelovens § 18, stk. 2, nr. 13 sit udtrykkelige forudgående samtykke til, at levering af den digitale tjeneste påbegyndes umiddelbart efter aftaleindgåelse, og bekræfter, at fortrydelsesretten dermed bortfalder. Bekræftelse på samtykke fremsendes pr. e-mail.

Ved fejlagtige opkrævninger – f.eks. dobbelt fakturering, fejlberegnet proration eller utilsigtet fornyelse efter rettidig opsigelse – tilbagefører PixelAdmin det fejlagtigt opkrævede beløb inden for 14 dage efter modtaget reklamation til billing@pixeladmin.com.

15. Servicekreditter og SLA

Servicekreditter for nedetid eller mistede oppetidsmål tilbydes udelukkende på Enterprise-abonnementet. Detaljerede oppetidsmål, måleregler og kreditberegning fremgår af vores Service Level Agreement.

For Free-, Pro- og Business-tiers er der ingen kontraktuel oppetidsgaranti og ingen servicekreditter. Vi tilstræber dog høj tilgængelighed og publicerer status og hændelser på vores statusside.

Eksklusiv beføjelse. Servicekreditter udgør Abonnentens eneste og udtømmende økonomiske misligholdelsesbeføjelse for nedetid og manglende opnåelse af oppetidsmål inden for SLA'ens anvendelsesområde. De kumuleres ikke med erstatning, prisafslag eller andre godtgørelser for det samme forhold. Servicekreditter berører ikke Abonnentens ret til at hæve aftalen i tilfælde af væsentlig misligholdelse, jf. SaaS-abonnementsaftalen.

16. Manglende betaling og misligholdelse

Hvis et planlagt betalingstræk fejler – f.eks. som følge af afvist kort, manglende dækning, udløbet kort, fejlet 3-D Secure-godkendelse, mislykket SEPA-mandat eller en chargeback – iværksætter PixelAdmin en automatiseret dunning-sekvens via Stripes Smart Retries-logik. Sekvensen kombinerer adaptive genforsøg på betalingstrækket med skriftlige påmindelser til Brand-administratorens fakturerings-e-mail og adgangsbegrænsninger i platformen.

Eskaleringstrappe. Den standardiserede dunning-sekvens forløber typisk som følger, regnet fra det første mislykkede betalingstræk ("D+0"):

• D+0: Første betalingstræk fejler. PixelAdmin sender betalingspåmindelse nr. 1 med direkte link til at opdatere betalingsmiddel og gennemføre eventuel SCA-godkendelse. Adgangen til platformen forbliver fuldt aktiv ("warning").
• D+3: Stripe Smart Retries forsøger automatisk genopkrævning. Påmindelse nr. 2 sendes ved fortsat fejl, fortsat fuld adgang.
• D+7: Andet automatisk genopkrævningsforsøg. Ved fortsat fejl udløber grace-perioden, og platformen overgår til read-only: skrivefunktioner, AI-genereringer og uploads suspenderes, mens læsning, downloads og dataeksport forbliver tilgængelige.
• D+14: Tredje og sidste automatiske genopkrævningsforsøg. Påmindelse nr. 3 fremsendes som rykker med varsel om opsigelse og angivelse af morarenter, jf. punkt 6.
• D+30: Read-only-perioden udløber. Adgangen suspenderes fuldt ud (login blokeres), men data bevares i yderligere 7 dage.
• D+37: Abonnementet opsiges af PixelAdmin på grund af væsentlig misligholdelse. Eksport- og recovery-perioderne i punkt 13 finder anvendelse, og det skyldige beløb forbliver eksigibelt og kan inddrives via inkasso eller domstol.

Sekvensens nøjagtige tidsintervaller kan justeres af PixelAdmin og betalingsbehandleren ud fra succesrate-optimering, men aldrig således at samlet adgang ophører før D+30 uden mindst tre rykkerskrivelser. Abonnenten kan til enhver tid afbryde sekvensen ved at opdatere betalingsmiddel og gennemføre den udestående betaling i Kundeportalen.

Chargebacks. Abonnenten skal kontakte billing@pixeladmin.com og forsøge mindelig løsning, før der rejses chargeback eller indsigelse over for udsteder. Chargebacks, der efter PixelAdmins vurdering er uberettigede, kan medføre genopkrævning af det oprindelige beløb plus de gebyrer, som betalingsbehandleren har pålagt PixelAdmin i den konkrete sag. Gentagne uberettigede chargebacks (mere end to inden for 12 måneder) anses for væsentlig misligholdelse og kan medføre øjeblikkelig opsigelse uden grace-periode.

17. Rabatter og kampagnekoder

PixelAdmin kan fra tid til anden tilbyde kampagnekoder, partnerrabatter eller introduktionspriser. Hver rabatkode har en fast gyldighedsperiode, en evt. maksimal anvendelsesvarighed (f.eks. de første 3 måneder) og betingelser, der fremgår ved indløsning. Rabatter kan ikke kombineres, medmindre andet udtrykkeligt er angivet.

Når en rabatperiode udløber, fortsætter abonnementet automatisk til den til enhver tid gældende listepris pr. næste Fornyelsesdato; udløbet varsles i overensstemmelse med punkt 7 og 12.

Multi-year-rabatter. For Enterprise-abonnementer kan PixelAdmin tilbyde en flerårig rabat (typisk 5–15 % i tillæg til årsrabatten) mod en fast bindingsperiode på 24 eller 36 måneder. Rabatten, bindingsperioden, eventuelle pris-låse og opsigelsesvilkår fremgår udtrykkeligt af Order Form'en. Indeksregulering, lovbestemte tax-ændringer og force majeure-ekstraordinære reguleringer kan dog fortsat finde sted, jf. punkt 12 og 21. Brand-tier-abonnementer (Free, Pro, Business) tilbydes ikke med multi-year-binding og kan altid opsiges som beskrevet i punkt 13.

Misbrug af rabatkoder – herunder oprettelse af flere konti for at indløse den samme kode flere gange eller anvendelse af kode i strid med dens betingelser – kan medføre annullering af rabatten og opsigelse af abonnementet.

18. Fakturering og bilagsopbevaring

Fakturaer fremsendes som PDF til Abonnentens fakturerings-e-mail og kan derudover hentes i Kundeportalen. For offentlige institutioner og virksomheder, der kræver det, tilbydes elektronisk fakturering via EAN/Peppol efter aftale på Enterprise-abonnementet.

PixelAdmin opbevarer fakturaer og tilhørende regnskabsbilag i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens (lov nr. 700 af 24. maj 2022) regler. Bilag opbevares digitalt på servere placeret inden for EU/EØS, og PixelAdmin sikrer, at de er læsbare, autentiske og uændrede gennem hele opbevaringsperioden, herunder med et revisionsspor (audit trail), der dokumenterer transaktionsforløb og eventuelle korrektioner. PixelAdmins digitale bogføringssystem opfylder kravene i bogføringslovens §§ 15–16 om digital bogføring.

Det er Abonnentens ansvar selv at foretage tilsvarende bogføring og opbevaring i sin egen virksomhed. Abonnenten kan til enhver tid downloade tidligere fakturaer fra Kundeportalen.

19. Betalingsbehandler

Betalinger håndteres via Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ("Stripe"), som PixelAdmins primære betalingsbehandler for kort-, SEPA Direct Debit-, Apple Pay- og Google Pay-betalinger. Stripe er en irsk juridisk enhed reguleret af Central Bank of Ireland som autoriseret e-money-institution og fungerer som selvstændig dataansvarlig for de betalingsoplysninger, der indsamles direkte i Stripes betalingsformularer (kortdata, SEPA-mandater, biometriske SCA-elementer m.v.), og som databehandler for PixelAdmin for så vidt angår fakturerings-metadata, abonnements-id'er og kontaktinformation, der overføres fra PixelAdmins systemer.

Stripe Services Agreement. Ved første betaling indgår Abonnenten desuden et separat aftaleforhold med Stripe under Stripe Services Agreement (Europe), tilgængelig på stripe.com/legal/ssa, som regulerer Stripes vilkår for betalingsbehandling, sanktionsscreening og svindelforebyggelse direkte over for Abonnenten. Abonnenten accepterer at overholde de af Stripes regler, der relaterer sig til forbudte aktiviteter, restricted businesses og card scheme-regler (Visa Core Rules, Mastercard Operating Regulations m.v.). PixelAdmin er ikke part i denne separate aftale og kan ikke disponere over Abonnentens betalingsforhold med Stripe.

Underdatabehandler-status og DPA. Stripe er anført som godkendt underdatabehandler i Bilag B til PixelAdmins databehandleraftaler (DPA og Brand-DPA), og overførsel af personoplysninger til Stripe sker under Stripes egen DPA og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), hvor det er nødvendigt for at sikre lovligt grundlag for tredjelandsoverførsler. Stripes DPA er tilgængelig på stripe.com/legal/dpa. Eventuelle fremtidige skift af betalingsbehandler eller tilføjelse af en sekundær betalingsbehandler vil blive varslet i henhold til DPA'ens regler om underdatabehandlere, og Abonnenten har de indsigelsesrettigheder, der er beskrevet i DPA.

PCI-DSS og kortdata. PixelAdmin opbevarer ikke fulde kortdata eller PAN på egne systemer. Kortoplysninger gemmes og tokeniseres af Stripe i overensstemmelse med PCI-DSS Level 1, og PixelAdmins egen integration følger SAQ A-niveauet (kortdata indtastes alene via Stripes hostede elementer eller iframes). Det betyder, at PixelAdmin ikke har adgang til de underliggende kortnumre og kun anvender Stripes payment-method-tokens til at gennemføre fornyelse, refusion og opdatering af betalingsmiddel.

20. Skattemæssige forhold

PixelAdmin er etableret i Danmark og er momsregistreret hos Skattestyrelsen. For grænseoverskridende salg inden for EU benytter vi reverse charge over for momsregistrerede erhvervskunder, jf. punkt 5. PixelAdmin kan tilmelde sig EU's One Stop Shop (OSS) for elektronisk leverede ydelser, hvis salget til ikke-momsregistrerede modtagere i andre EU-lande nødvendiggør det, og opdaterer i givet fald momshåndteringen tilsvarende.

Indirekte skatter uden for EU. For salg til USA forbeholder vi os retten til at opkræve relevant amerikansk sales tax i de delstater, hvor PixelAdmin har eller etablerer økonomisk eller fysisk nexus, samt udstede de hertil hørende W-9- eller 1099-formularer, hvor det måtte være påkrævet. Tilsvarende kan britisk VAT, schweizisk MwSt., GST i Australien/Singapore m.v. opkræves, hvor PixelAdmin er registreringspligtig. Hvis PixelAdmin ikke er registreret i Abonnentens jurisdiktion, er det Abonnentens eget ansvar at afregne eventuelle reverse charge- eller import-momsforpligtelser i sit eget land.

OECD Pillar Two / global mindstebeskatning. PixelAdmin er en mindre dansk virksomhed og ligger pr. denne version af Vilkårene væsentligt under den globale omsætningsgrænse på 750 mio. EUR i konsolideret koncernomsætning, der udløser top-up-beskatning under OECD's Pillar Two-regler (BEPS 2.0) og lov om en ekstraskat af visse koncernenheder. Pillar Two-reglerne finder derfor ikke anvendelse på PixelAdmin og udløser ikke pris- eller fakturaændringer for Abonnenten.

Abonnenten er ansvarlig for korrekt afrapportering af reverse charge i sin egen momsangivelse, for at oplyse korrekte skatteoplysninger og for rettidigt at meddele ændringer i registreringsstatus, fast forretningssted og leveringssted. Eventuelle myndighedskrav, bøder eller efteropkrævninger som følge af forkert oplyste oplysninger er Abonnentens ansvar, og PixelAdmin friholdes for ethvert sådant krav. Kildeskat behandles efter punkt 5 (gross-up-bestemmelse).

21. Force majeure

Hverken PixelAdmin eller Abonnenten er ansvarlig for forsinkelser eller manglende opfyldelse, der skyldes force majeure-begivenheder, dvs. ekstraordinære forhold uden for partens rimelige kontrol, herunder krig, terrorhandlinger, naturkatastrofer, pandemier, omfattende internetnedbrud, strømsvigt, lovindgreb, generel arbejdskonflikt og angreb på cloud-leverandører.

Den berørte part skal uden ugrundet ophold underrette den anden part og afbøde virkningerne af begivenheden. Hvis force majeure varer længere end 30 sammenhængende dage, kan den ikke-berørte part opsige abonnementet med øjeblikkelig virkning, og PixelAdmin tilbagebetaler i givet fald uudnyttede forudbetalte gebyrer for perioden efter begivenhedens indtræden.

22. Ændringer til disse vilkår

PixelAdmin kan ændre disse Vilkår med 30 dages skriftligt varsel. Ændringer træder i kraft ved næste Fornyelsesdato efter varslets udløb. Mindre præciseringer, formuleringsændringer og ændringer påkrævet ved lov kan dog træde i kraft straks.

Hvis Abonnenten ikke ønsker at acceptere væsentlige ændringer, der er til ulempe for Abonnenten, har Abonnenten ret til at opsige abonnementet med virkning fra ikrafttrædelsesdatoen for ændringen. Fortsat brug efter ikrafttrædelse anses som accept.

Den til enhver tid gældende version af Vilkårene er tilgængelig på denne side med angivelse af "Sidst opdateret"-dato. Tidligere versioner kan udleveres ved skriftlig henvendelse.

Survival. Følgende bestemmelser overlever opsigelse, ophør eller udløb af abonnementet, så længe det er nødvendigt for at gennemføre eller håndhæve dem: punkt 6 (skyldig betaling og morarenter), punkt 13 (eksport, recovery og overdragelse af kontoejerskab), punkt 14 (B2B-undtagelse), punkt 15 (eksklusivitet af servicekreditter), punkt 16 (chargebacks), punkt 18 (bilagsopbevaring i 5 år), punkt 19 (Stripe og PCI-scope), punkt 20 (skattemæssig ansvarsfordeling) samt punkt 23 (lovvalg og værneting). Tilsvarende overlever de bestemmelser i SaaS-abonnementsaftalen og DPA'erne, der efter deres natur skal forblive gældende.

Severability og ingen overdragelse. Hvis en bestemmelse i disse Vilkår viser sig ugyldig eller uden retskraft, berører dette ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser, og parterne forhandler i god tro om en erstattende bestemmelse, der så vidt muligt afspejler den oprindelige hensigt. Disse Vilkår, sammen med de øvrige aftaledokumenter nævnt i punkt 3, udgør den fuldstændige aftale mellem parterne om abonnementets kommercielle forhold og erstatter al tidligere skriftlig og mundtlig korrespondance om samme emne. Abonnenten kan ikke uden PixelAdmins forudgående skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder eller forpligtelser under disse Vilkår, dog således at intern reorganisation, fusion eller virksomhedsoverdragelse til en koncernforbunden enhed alene kræver skriftlig meddelelse til PixelAdmin.

23. Lovvalg og værneting

Disse Vilkår er underlagt dansk ret med undtagelse af dansk rets internationale privatretlige regler og FN's internationale købelov (CISG).

Eskaleringstrappe ved tvister. Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med disse Vilkår, søges først løst i mindelighed gennem direkte forhandling mellem parternes operationelle kontakter inden for 30 dage. Lykkes det ikke, eskalerer parterne tvisten skriftligt til ledelsesniveau (CFO/COO eller tilsvarende) i yderligere 30 dage. Hvis enighed fortsat ikke kan opnås, kan parterne i fællesskab anmode om mediation hos Mediationsinstituttet i København i henhold til instituttets gældende regler. Mediation er frivillig og forudsætter begge parters samtykke; den udelukker ikke retten til at indbringe sagen for domstolene.

Hvis tvisten ikke er løst gennem forhandling eller mediation, skal den afgøres ved Københavns Byret som første instans, medmindre præceptive regler om værneting tilsiger andet. PixelAdmin har bevidst fravalgt voldgift som standard tvistløsningsmekanisme for abonnenter uden for USA, fordi de almindelige danske domstole tilbyder en effektiv, transparent og økonomisk overkommelig adgang til retsprøvelse. PixelAdmin kan dog altid indbringe et betalingskrav direkte for fogedretten eller anlægge sag ved Abonnentens hjemting. For abonnenter med hjemsted i USA henvises til de særlige tvistløsningsbestemmelser i den til enhver tid gældende SaaS-aftale.

Forbrugerklagenævnet finder ikke anvendelse. Da abonnementer udelukkende sælges B2B – betinget af gyldigt CVR-/VAT-nummer ved tilmelding – er Forbrugerklagenævnet, Center for Klageløsning og EU's Online Dispute Resolution-platform (ODR) ikke kompetente til at behandle tvister vedrørende disse Vilkår. Eventuelle særlige tilfælde, hvor en abonnent måtte kvalificeres som forbruger, behandles efter punkt 14.

24. Kontakt og fakturaspørgsmål

Spørgsmål om fakturering, betaling, kreditnotaer eller andre kommercielle forhold rettes til:

• Fakturering: billing@pixeladmin.com
• Salg og opgraderinger: sales@pixeladmin.com
• Generel support: support@pixeladmin.com
• Postadresse: PixelAdmin ApS, Falkoner Allé 90, 2000 Frederiksberg, Danmark. CVR-nr. 45447588.

Reklamationer over fakturering skal ske skriftligt inden 30 dage efter fakturadatoen. Senere reklamationer kan afvises som ugyldige.

Customer reference og opt-out. PixelAdmin kan henvise til Abonnentens navn og logo på sin hjemmeside, i præsentationer og i pitch-materiale som referencekunde, så længe henvisningen er saglig og ikke indeholder fortrolige oplysninger. Abonnenten kan til enhver tid framelde sig denne brug ved skriftlig meddelelse til marketing@pixeladmin.com, hvorefter referencerne fjernes inden for rimelig tid (typisk 30 dage). Henvisning i en finansiel rapportering, due diligence eller forpligtende registre, hvor lovgivning kræver det, er ikke omfattet af opt-out.